Informes per programar a Claude i ChatGPT

Claude i ChatGPT poden executar una instrucció de manera programada: cada matí, cada dilluns, el dia 1 de cada mes. Amb Orlo connectat, això et deixa un informe del teu centre esperant-te, sense obrir el panell.

Quan s’executa una tasca programada no hi ha ningú per contestar-li. Per això una tasca programada només ha de llegir i informar. Deixa cada canvi per a una persona, en un xat, on Claude o ChatGPT te l’ensenyen abans.

Abans de començar

• Connecta Orlo primer, com a “Connectar Orlo amb Claude i ChatGPT”.
• El que pots programar depèn del teu pla a cada aplicació, i no tots els plans deixen que una tasca programada faci servir un connector personalitzat com Orlo. Comprova-ho al teu abans de crear-ne una.
• A Claude, busca les tasques programades. A ChatGPT, les tasques programades tenen la seva pròpia pàgina a la barra lateral. Les seves pantalles canvien sovint, així que segueix l’ajuda de cada aplicació per saber on és el botó.

Comença sempre igual

Comença cada instrucció programada amb aquesta frase, tal qual:

Fent servir Orlo, només llegeix i informa. No apliquis mai cap canvi, no enviïs mai cap email ni missatge i no creïs cap esborrany.

Claude i ChatGPT pregunten abans de canviar res a Orlo. Una tasca programada no té a qui preguntar, i aquesta frase fa que s’aturi en comptes de tirar endavant.

Cada matí, abans de la primera classe

Avui al centre

Quines classes hi ha avui, com de plena està cadascuna i quines tenen tres reserves o menys? Quines classes d’avui encara no tenen pla de classe? Digues-me també les classes que s’han cancel·lat avui.

Pagaments pendents

Qui ens deu diners, quant i des de quan? Posa primer els més recents.

Cares noves

Quins clients es van donar d’alta o van començar una prova ahir, i a quina classe tenen la propera reserva?

Programa-les per a mitja hora abans d’obrir, així recepció les pot llegir abans de la primera classe.

Cada dilluns

Socis en risc

Quins socis amb una quota activa no han vingut en dues setmanes? A qui se li ha acabat o gairebé acabat el bo? Quins antics socis venien cada setmana i no han tornat l’últim mes? Dona’m una sola llista per trucar, amb el motiu al costat de cada nom.

És una llista perquè una persona truqui o en parli a recepció. Una paraula personal fa tornar la gent més sovint que un email.

Com va anar la setmana passada

Com va anar la setmana passada comparada amb l’anterior i amb la mateixa setmana del mes passat? Altes, baixes, socis actius i ingressos.

L’horari

Quines franges han estat per sota de la meitat de la seva capacitat en cadascuna de les últimes quatre setmanes? Quines classes es van omplir sempre? Suggereix què moure o afegir, però no canviïs res.

Màrqueting, si envies campanyes o tens anuncis a través d’Orlo

Com van funcionar les campanyes d’email de la setmana passada? Quant van gastar els anuncis i quants socis nous van arribar per ells? Quanta gent va visitar el web?

El dia 1 de cada mes

El mes en resum

Dona’m un resum d’una pàgina del mes passat: ingressos, altes i baixes, les classes amb més i menys assistència, i com es comparen amb el mes anterior.

El que ve

Quins festius o dies en què potser tanquem cauen en les properes sis setmanes, i quines classes tenen reserves aquests dies?

Si has de tancar, afegeix els dies tu, com a “Tancar el centre un dia o un festiu”.

Entrenament

Quins socis van registrar els seus entrenaments el mes passat, i a les classes de quins entrenadors se’n van registrar més? Qui ha deixat de registrar-los?

Tres regles per a cada tasca programada

1. Mantén la frase del principi. No la treguis per escurçar una instrucció.
2. Que la programi la persona adequada. Una tasca programada només veu el que pot veure qui la va crear. Els informes de diners necessiten algú que pugui veure els pagaments; a un compte de recepció li diran que no té permís.
3. Envia-la on es llegirà. Fes que t’arribi l’informe per email, o allà on el teu equip ja mira. Un informe que es queda en un xat que ningú obre no ajuda ningú.

Quan un informe mostri alguna cosa a fer, com moure una classe o escriure a un soci, obre un xat normal i demana-ho allà. Claude o ChatGPT t’ensenyen el canvi abans, com a “Què poden fer Claude i ChatGPT a Orlo”.