Càrrecs per cancel·lació tardana i per no venir

Els càrrecs per cancel·lar tard o per no venir et permeten cobrar a qui cancel·la massa a prop de la classe o no apareix. Són opcionals: si els deixes a 0 no es cobra mai res, només veuràs l’estat a la reserva.

Configurar els càrrecs

Els càrrecs van a cada servei, no al gimnàs sencer. Només es cobren als serveis amb Category Classes: un càrrec posat en un servei de PT no es cobra mai. En un servei es configura:

• Finestra de cancel·lació tardana (hores) — amb quanta antelació ha de cancel·lar un client per no pagar res.
• Càrrec per cancel·lació tardana — es cobra quan cancel·la dins d’aquesta finestra.
• Càrrec per no assistència a classe — es cobra quan no fa check-in en una classe que tenia reservada. Necessita Requereix check-in marcat al mateix servei: sense pas de check-in, mai es compta ningú com a absent.
• Tornar el crèdit de la classe per cancel·lacions tardanes — si vols, torna-li la sessió encara que hagi cancel·lat tard.

Els serveis s’editen a Productes, a la pestanya Serveis.

Com es cobra

Els càrrecs s’apliquen sols, no has de fer res. Els dos tipus es calculen un cop al dia, a les 15:00 de l’endemà de la classe, no en el moment en què algú cancel·la.

• Una absència és una reserva d’una classe passada on el client no va fer mai check-in.
• Una cancel·lació tardana és una reserva cancel·lada dins de la finestra. Cancel·lar en els 10 minuts següents a reservar mai és tard, i tampoc ho és una reserva cancel·lada perquè vas cancel·lar la classe sencera. Si cancel·les tu la reserva d’un client, compta igual que si ho hagués fet ell.

El càrrec se li afegeix al compte del client i surt a la seva propera factura: no se li passa la targeta en aquell moment. Si cancel·la tard però torna a reservar la mateixa classe, no es cobra res. Les reserves que vénen d’un proveïdor extern com Urban Sports Club o Wellhub no es cobren mai.

Un càrrec o un crèdit perdut, mai les dues coses

Una reserva pagada amb un crèdit de bo, amb una quota d’un nombre fix de classes o amb un pagament solt ja li ha costat la classe al client quan cancel·la tard o no es presenta. Aquest client perd el crèdit i no se li cobra a més un càrrec. El càrrec només s’aplica quan la reserva no va consumir cap crèdit: amb una quota il·limitada, una prova que no va pagar o una reserva gratuïta, per exemple.

Tornar el crèdit de la classe per cancel·lacions tardanes canvia això a les reserves amb bo o amb quota: el crèdit torna, així que es cobra el càrrec per cancel·lació tardana. No canvia res en una reserva pagada amb un pagament solt, que mai porta càrrec.

Què veu el client

Al client se l’avisa abans que el pugui agafar per sorpresa:

• La targeta Propera classe de la seva àrea de client, la de la seva propera reserva, mostra fins quan pot cancel·lar gratis i quant se li cobra a partir d’aleshores.
• Si intenta cancel·lar dins de la finestra, li surt un avís amb l’import i ha de confirmar.
• Quan se li cobra un càrrec, se l’avisa per correu, amb les teves plantilles de missatge de càrrec per absència i per cancel·lació tardana.
• Cada càrrec apareix com una targeta pròpia a la seva pàgina de facturació, sota les seves quotes.

Veure els càrrecs en una reserva

A la pestanya Reserves i a la fitxa del client, una reserva amb càrrec mostra l’import sota el seu estat — per exemple €8 cobrat sota Perdut o Cancel·lat tard.

Tornar un càrrec

Si s’ha cobrat per error, o vols fer una excepció, puja el Saldo de crèdit del client a la seva fitxa per l’import del càrrec, i es descompta del seu proper pagament. Per canviar el saldo cal el permís Gestionar descomptes dels clients.

Quant ingresses per això

A Anàlisi de negoci pots veure quant has ingressat per aquests càrrecs. A la secció de fiabilitat d’assistència, les targetes Càrrecs per absència i Càrrecs per cancel·lació tardana són al costat del nombre d’absències i de cancel·lacions tardanes, així que veus volum i ingressos alhora.