Cargos por cancelación tardía y por no venir

Los cargos por cancelar tarde o por no venir te permiten cobrar a quien cancela demasiado cerca de la clase o no aparece. Son opcionales: si los dejas a 0 no se cobra nunca nada, solo verás el estado en la reserva.

Configurar los cargos

Los cargos van en cada servicio, no en el gimnasio entero. Solo se cobran en los servicios cuya Category es Clases: un cargo puesto en un servicio de PT no se cobra nunca. En un servicio se configura:

• Ventana de cancelación tardía (horas) — con cuánta antelación tiene que cancelar un cliente para no pagar nada.
• Cargo por cancelación tardía — se cobra cuando cancela dentro de esa ventana.
• Cargo por no asistencia de clase — se cobra cuando no hace check-in en una clase que tenía reservada. Necesita Requiere check-in marcado en el mismo servicio: sin paso de check-in, nunca se cuenta a nadie como ausente.
• Devolver crédito de clase por cancelaciones tardías — si quieres, devuélvele la sesión aunque haya cancelado tarde.

Los servicios se editan en Productos, en la pestaña Servicios.

Cómo se cobra

Los cargos se aplican solos, no tienes que hacer nada. Los dos tipos se calculan una vez al día, a las 15:00 del día siguiente a la clase, no en el momento en que alguien cancela.

• Una ausencia es una reserva de una clase pasada en la que el cliente nunca hizo check-in.
• Una cancelación tardía es una reserva cancelada dentro de la ventana. Cancelar en los 10 minutos siguientes a reservar nunca es tarde, y tampoco lo es una reserva cancelada porque cancelaste la clase entera. Si cancelas tú la reserva de un cliente, cuenta igual que si lo hubiera hecho él.

El cargo se le añade a la cuenta del cliente y sale en su próxima factura: no se le pasa la tarjeta en ese momento. Si cancela tarde pero vuelve a reservar la misma clase, no se cobra nada. Las reservas que vienen de un proveedor externo como Urban Sports Club o Wellhub no se cobran nunca.

Un cargo o un crédito perdido, nunca las dos cosas

Una reserva pagada con un crédito de bono, con una cuota de un número fijo de clases o con un pago suelto ya le ha costado la clase al cliente cuando cancela tarde o no se presenta. Ese cliente pierde el crédito y no se le cobra además un cargo. El cargo solo se aplica cuando la reserva no consumió un crédito: con una cuota ilimitada, una prueba que no pagó o una reserva gratis, por ejemplo.

Devolver crédito de clase por cancelaciones tardías cambia eso en las reservas con bono o con cuota: el crédito vuelve, así que se cobra el cargo por cancelación tardía. No cambia nada en una reserva pagada con un pago suelto, que nunca lleva cargo.

Qué ve el cliente

Al cliente se le avisa antes de que le pueda pillar por sorpresa:

• La tarjeta Próxima clase de su área de cliente, la de su próxima reserva, muestra hasta cuándo puede cancelar gratis y cuánto se le cobra a partir de ahí.
• Si intenta cancelar dentro de la ventana, le sale un aviso con el importe y tiene que confirmar.
• Cuando se le cobra un cargo, se le avisa por email, con tus plantillas de mensaje de cargo por ausencia y por cancelación tardía.
• Cada cargo aparece como una tarjeta propia en su página de facturación, debajo de sus cuotas.

Ver los cargos en una reserva

En la pestaña Reservas y en la ficha del cliente, una reserva con cargo muestra el importe debajo de su estado — por ejemplo €8 cobrado debajo de Perdido o de Cancelado tarde.

Devolver un cargo

Si se ha cobrado por error, o quieres hacer una excepción, sube el Saldo de crédito del cliente en su ficha por el importe del cargo, y se descuenta de su próximo pago. Para cambiar el saldo hace falta el permiso Gestionar descuentos de clientes.

Cuánto ingresas por esto

En Análisis de negocio puedes ver cuánto has ingresado por estos cargos. En la sección de fiabilidad de asistencia, las tarjetas Cargos por ausencia y Cargos por cancelación tardía están junto al número de ausencias y de cancelaciones tardías, así que ves volumen e ingresos a la vez.