Cargos por cancelación tardía y por no venir

Los cargos por cancelar tarde o por no venir te permiten cobrar a quien cancela demasiado cerca de la clase o no aparece. Son opcionales: si los dejas a 0 no se cobra nunca nada, solo verás el estado en la reserva.

Configurar los cargos

Los cargos van en cada servicio, no en el gimnasio entero, así que puedes cobrar distinto por las clases y por las sesiones individuales. En un servicio se configura:

• Ventana de cancelación tardía (horas) — con cuánta antelación tiene que cancelar un cliente para no pagar nada.
• Cargo por cancelación tardía — se cobra cuando cancela dentro de esa ventana.
• Cargo por no asistencia de clase — se cobra cuando no hace check-in en una clase que tenía reservada.
• Devolver crédito de clase por cancelaciones tardías — si quieres, devuélvele la sesión aunque haya cancelado tarde.

Los servicios se editan en Productos, en la pestaña Servicios.

Cómo se cobra

Los cargos se aplican solos, no tienes que hacer nada.

• Una ausencia es una reserva de una clase pasada en la que el cliente nunca hizo check-in. Se cobra al día siguiente de la clase.
• Una cancelación tardía es una reserva cancelada dentro de la ventana.

El cargo se le añade a la cuenta del cliente y sale en su próxima factura: no se le pasa la tarjeta en ese momento. Si cancela tarde pero vuelve a reservar la misma clase, no se cobra nada. Las reservas que vienen de un proveedor externo como Urban Sports Club o Wellhub no se cobran nunca.

Qué ve el cliente

Al cliente se le avisa antes de que le pueda pillar por sorpresa:

• En cada reserva futura ve hasta cuándo puede cancelar gratis y cuánto se le cobra a partir de ahí.
• Si intenta cancelar dentro de la ventana, le sale un aviso con el importe y tiene que confirmar.
• Todos los cargos aparecen en Cargos por cancelación y ausencia, en su página de facturación.

Ver los cargos en una reserva

En la pestaña Reservas y en la ficha del cliente, una reserva con cargo muestra el importe debajo de su estado — por ejemplo 8 € cobrados debajo de Perdido o de Cancelado tarde. Cuando se anula un cargo pasa a poner 8 € anulados.

Anular un cargo

Si se ha cobrado por error, o quieres hacer una excepción, abre el menú de acciones al final de la fila de la reserva y elige Anular cargo. Eso le devuelve el importe al cliente, revirtiéndolo en su próxima factura, y deja constancia de que el cargo queda anulado.

Anular cargo solo aparece en las reservas que se cobraron de verdad y que no se hayan anulado ya. Desde aquí no se puede deshacer: si necesitas volver a cobrarlo, ajusta el saldo del cliente en su ficha.

Cuánto ingresas por esto

En Análisis de negocio puedes ver cuánto has ingresado por estos cargos. En la sección de fiabilidad de asistencia, las tarjetas de cargos por no asistencia y por cancelación tardía están junto al número de ausencias y de cancelaciones tardías, así que ves volumen e ingresos a la vez.